세무조사 자료제출 대응, 많이 내는 것보다 정확하게 내는 것이 중요합니다
세무조사가 시작되면 거의 반드시 자료제출 요청을 받게 됩니다.
계좌내역, 계약서, 세금계산서, 급여대장, 거래처 자료 등 종류도 다양합니다.
대표님들은 여기서 두 가지 극단적인 대응을 하곤 합니다.
하나는 “요구하면 전부 다 주자”는 것이고, 다른 하나는 “최대한 안 주는 게 좋지 않나”라고 생각하는 것입니다.
둘 다 좋은 기준은 아닙니다.
세무조사 자료제출 대응의 핵심은 조사관이 무엇을 확인하려는지 파악한 뒤 조사범위와 관련된 자료를 정확하게 정리해서 제출하는 것입니다.
자료요청을 받으면 먼저 세 가지를 확인하세요
첫째, 어느 과세기간 자료인지 봅니다.
둘째, 어떤 세목이나 거래를 확인하기 위한 것인지 확인합니다.
셋째, 언제까지 제출해야 하는지 기록합니다.
예를 들어 “대표자 계좌내역 제출”이라는 요청을 받았다고 하겠습니다.
이때 회사와 관련된 거래가 있는 계좌인지, 어떤 기간인지, 무엇을 확인하기 위한 것인지 파악해야 합니다.
자료를 그대로 출력해 전달하기 전에 해당 기간 거래를 회사에서도 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
왜 자료를 먼저 검토해야 할까요?
조사관에게 제출한 뒤에 처음 보는 자료가 있어서는 곤란합니다.
예를 들어 회사에서는 단순한 차입금이라고 생각했지만 실제 계좌를 보니 거래처에서 반복적으로 돈이 들어왔다면 설명이 필요합니다.
또 계약서는 외주용역이라고 되어 있는데 실제 이체 상대방이 계약 상대방과 다르다면 그 이유를 확인해야 합니다.
자료제출 전 내부검토는 무엇을 숨기기 위한 작업이 아닙니다.
제출하는 자료가 어떤 사실을 보여주는지 납세자도 알아야 하기 때문입니다.
자료는 많을수록 좋은 것이 아닙니다
납세자는 공정한 과세에 필요한 최소한의 범위에서 조사받을 권리가 있습니다.
세무조사 역시 조사대상 세목과 과세기간을 중심으로 진행됩니다.
그래서 특정 외주비 거래를 확인하는 과정에서 계약서와 계좌내역이 필요한데 회사의 모든 계약서와 전 계좌를 별다른 구분 없이 한꺼번에 제출하는 것이 항상 좋은 대응은 아닙니다.
자료가 지나치게 많으면 오히려 어떤 자료가 해당 질문을 설명하는지도 불분명해집니다.
가능하면 조사관의 질문 하나에 자료 하나의 묶음이 대응되도록 정리하는 것이 좋습니다.
자료 하나를 어떻게 묶어야 할까요?
예를 들어 조사관이 A업체에 지급한 컨설팅비 5천만 원의 실제 거래 여부를 확인한다고 하겠습니다.
이 경우 다음 순서로 묶을 수 있습니다.
- 계약서
- 세금계산서
- 대금 지급내역
- 업무지시나 이메일
- 결과물
- 회계처리 내용
이 자료들이 하나로 연결되면 실제 용역이 무엇이었는지 설명하기 쉽습니다.
반대로 계약서만 내면 “실제 업무는 무엇입니까?”라는 질문이 생기고, 계좌이체만 내면 “왜 지급했습니까?”라는 질문이 남습니다.
세무조사 자료제출 대응에서는 각 자료가 서로를 설명해야 합니다.
계좌내역을 제출할 때 가장 조심해야 할 점
통장은 세무조사에서 정보량이 매우 많은 자료입니다.
한 계좌 안에 사업거래, 가족 간 거래, 개인자금, 차입금이 모두 섞여 있을 수 있습니다.
따라서 계좌자료를 제출하기 전에는 주요 입출금의 성격을 분류해두는 것이 좋습니다.
특히 큰 금액, 반복되는 금액, 거래처 이름과 다른 입금자, 가족 간 이체 등을 표시합니다.
조사관이 묻기 전에 무조건 모든 거래에 소명서를 붙일 필요는 없지만 적어도 회사 내부에서는 “이 돈이 무엇인지”를 알고 있어야 합니다.
조사관이 추가자료를 계속 요구하면 어떻게 해야 할까요?
세무조사에서는 최초 자료를 검토한 뒤 추가질문이 생길 수 있습니다.
예를 들어 세금계산서와 계약서를 냈는데 결과물이 확인되지 않는다면 추가로 업무결과 자료를 요구할 수 있습니다.
중요한 것은 추가자료 요구가 생겼다는 이유만으로 바로 문제라고 생각하는 것이 아닙니다.
왜 추가자료가 필요한지를 먼저 파악합니다.
다만 조사대상과 관계없이 범위가 계속 넓어진다고 판단된다면 조사대상 세목과 과세기간, 조사범위와의 관련성을 확인할 필요가 있습니다.
원본자료를 제출해야 할까요?
사안에 따라 원본 확인이 필요할 수도 있습니다.
조사절차상 장부·서류 등을 일시보관하는 경우도 있습니다.
이 경우 어떤 자료를 제출하거나 보관하는지 목록을 남기는 것이 좋습니다.
회사 업무에 원본이 필요하다면 사본을 확보하는 것도 중요합니다.
자료를 제출하고 나서 회사에서 무엇을 제출했는지 모르는 상태가 되면 이후 조사관 질문에 대응하기 어렵습니다.
그래서 제출자료는 모두 별도 폴더로 보관하는 것을 권합니다.
자료제출 전에 수정하거나 새로 만들면 될까요?
가장 조심해야 할 부분입니다.
과거 실제 존재하지 않았던 계약서나 자료를 조사 이후 새로 만들어 당시 문서처럼 제출하는 것은 위험합니다.
기존 자료를 정리하거나 설명자료를 새로 만드는 것과 과거 증빙 자체를 사실과 다르게 만드는 것은 전혀 다른 문제입니다.
설명자료를 작성해야 한다면 기존 원자료를 기준으로 사실관계를 정리하는 것이 좋습니다.
제가 조사 현장에서 신뢰했던 것은 사건 당시 만들어진 원자료였습니다.
계좌, 당시 계약서, 세금계산서, 이메일, 거래처 자료처럼 거래 당시 존재했던 자료는 시간이 지나도 사실관계를 확인하는 데 중요한 역할을 합니다.
세무조사 자료제출 대응에서 가장 중요한 실무원칙
자료제출은 “많이 낼수록 협조적인 것”도 아니고 “적게 낼수록 유리한 것”도 아닙니다.
조사관의 질문과 관련된 사실을 가장 정확하게 설명할 자료를 제출하는 것이 핵심입니다.
그래서 자료를 제출하기 전 세 가지를 확인하십시오.
무엇을 묻는지, 어떤 자료가 답이 되는지, 제출자료가 서로 일치하는지.
이 세 가지를 지키면 조사과정에서 불필요한 설명이 상당히 줄어듭니다.
세무조사 자료제출 대응 관련 자주 묻는 질문
Q. 조사관이 요구한 자료는 전부 즉시 제출해야 하나요?
요청내용과 제출기한을 확인하고 필요한 자료를 정리해 제출하는 것이 좋습니다.
Q. 계좌내역을 내기 전에 검토해도 되나요?
당연히 본인 자료의 내용을 확인할 수 있습니다. 주요 입출금의 성격을 미리 파악해두는 것이 좋습니다.
Q. 자료가 너무 많으면 어떻게 정리해야 하나요?
거래 또는 질문별로 계약서, 세금계산서, 계좌, 결과물을 하나의 묶음으로 만드는 방식이 효율적입니다.
Q. 원본을 조사관서에 보관할 수 있나요?
조사절차에 따른 일시보관이 이루어질 수 있으므로 보관자료 목록과 반환절차를 확인해야 합니다.
Q. 과거 계약서가 없으면 지금 만들어도 되나요?
실제 거래 당시 존재하지 않았던 문서를 당시 문서처럼 만드는 것은 위험합니다. 기존 자료를 토대로 사실관계를 설명하는 것이 우선입니다.
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